Si su empresa contrata a contratistas independientes, es su responsabilidad enviar el formulario 1099-NEC a cada contratista elegible e informar de esos pagos al IRS. No cumplir con el plazo o enviar información incorrecta puede dar lugar a sanciones del IRS, contratistas frustrados y señales de alerta en materia de cumplimiento.

¿Pero esperar hasta enero para resolverlo todo? Ahí es donde empiezan muchos dolores de cabeza. Aquí tiene una guía rápida y clara para asegurarse de que está preparado antes de que se cumplan los plazos.

¿Quién necesita un formulario 1099?

Debe enviar el formulario 1099-NEC si:

• Ha pagado $600 o más durante el año a una persona física o empresa que no sea empleada.
• El pago fue por servicios (no por bienes o productos).
• El contratista no es una sociedad anónima (aunque hay algunas excepciones, como los abogados).

Esto se aplica a autónomos, consultores, diseñadores, subcontratistas y cualquier persona a la que haya pagado por servicios fuera de la nómina.

¿Qué información necesita?

Para emitir un formulario 1099, necesitará los siguientes datos del contratista:

• Nombre completo legal
• Nombre comercial (si procede)
• Dirección
• Número de identificación fiscal (TIN o SSN)
• Tipo de entidad comercial

Todos estos datos se recogen en el formulario W-9.

✅ Consejo profesional: solicite el formulario W-9 por adelantado

Uno de los mayores errores que cometen los empresarios es esperar hasta enero para solicitar los formularios W-9. Para entonces, es posible que los contratistas ya no respondan o se hayan ido.

Solución:
Pida un formulario W-9 firmado al inicio de la relación laboral, antes de pagar ni un centavo. Inclúyalo en su proceso de incorporación o en el contrato con el contratista. Esto le evitará tener que buscar los formularios a toda prisa o incluso retrasar la presentación del formulario 1099 (lo que puede acarrear sanciones).

Fechas límite importantes que debe recordar

• 31 de enero – Envíe el formulario 1099-NEC a los contratistas.
• 31 de enero – Envíe el formulario 1099-NEC al IRS, ya sea electrónicamente o por correo.

Si presenta los formularios 1099 de forma electrónica, puede utilizar herramientas como QuickBooks, Track1099 o su proveedor de nóminas. Solo asegúrese de verificar la información del contratista antes de presentar el formulario para evitar que sea rechazado.

Simplifique su proceso 1099

La mejor estrategia es mantenerse proactivo:

• Recopile los formularios W-9 con antelación.
• Realice un seguimiento de los pagos a los contratistas a lo largo del año.
• Utilice un software de contabilidad que señale a los proveedores que cumplen los requisitos para el formulario 1099.

¿Necesita ayuda para configurar su sistema de seguimiento del formulario 1099 o ponerse al día con las presentaciones atrasadas? Ahí es donde entro yo.

Hagamos que el próximo enero sea menos estresante. [Póngase en contacto conmigo aquí]