Si conduces por motivos de trabajo, ya sea para reunirte con clientes, hacer recados o asistir a conferencias, esos kilómetros pueden suponer importantes deducciones fiscales. Pero solo si los registras correctamente.

Intentar recordar el kilometraje al final del año no es suficiente. La Agencia Tributaria exige un registro detallado y preciso y, afortunadamente, existen excelentes herramientas que te ayudan a cumplir con la normativa y a organizarte sin complicaciones.

Por qué es necesario registrar el kilometraje por motivos de trabajo

Llevar un registro del kilometraje de negocios es importante porque:

• Reduce sus ingresos imponibles
• Es necesario para solicitar deducciones por kilometraje
• Proporciona un registro en caso de una auditoría
• Le ofrece una mejor perspectiva de los gastos de viaje relacionados con el negocio

Para 2025, la tarifa estándar por kilometraje del IRS es de 70 centavos por milla de negocios. Eso significa que 1000 millas equivalen a cientos de dólares en deducciones.

Seguimiento manual: el método tradicional

Puede realizar un seguimiento manual del kilometraje utilizando:

• Un libro de registro en papel
• Una hoja de cálculo (con la fecha, la lectura del cuentakilómetros al inicio y al final, y el motivo del viaje)

Sin embargo, los registros manuales requieren mucho tiempo y es fácil olvidarlos o perderlos.

Pásese a lo digital: utilice una aplicación de seguimiento del kilometraje

Las aplicaciones hacen que el seguimiento del kilometraje sea automático, preciso y a prueba de auditorías. Estas son algunas de las mejores:

1. MileIQ

• Detecta y registra automáticamente los viajes
• Deslice el dedo hacia la izquierda o hacia la derecha para clasificarlos como personales o de negocios
• Genera informes que cumplen con los requisitos del IRS
• Nivel gratuito disponible (con viajes limitados)

2. Everlance

• Realiza un seguimiento automático de los viajes en segundo plano.
• Permite realizar un seguimiento de los gastos y almacenar los recibos
• Ideal para freelancers y contratistas

3. TripLog

• Funciones avanzadas como seguimiento por GPS, seguimiento de peajes y combustible
• Se integra con herramientas de contabilidad y sistemas de nóminas

Mejores prácticas para el seguimiento del kilometraje

Para mantener tus registros limpios y conformes con el IRS:

• Registra el kilometraje en el momento del viaje, no más tarde
• Anota la fecha, el destino, el propósito y los kilómetros recorridos.
• Guarda copias de seguridad digitales y en la nube de tus registros
• Utiliza una sola aplicación de forma constante, no cambies a mitad de año

Hazlo automático (para que no se te olvide)

El mejor sistema es el que realmente vas a utilizar. Por eso las aplicaciones automatizadas son una inversión inteligente. No tienes que acordarte de registrar cada viaje. Solo tienes que revisar y aprobar.

Reflexión final: no deje deducciones sobre la mesa

El kilometraje no registrado es dinero perdido. Si no lleva un registro de sus viajes de negocios, probablemente esté pagando de más en sus impuestos. ¿Necesita ayuda para configurar un sistema u organizar sus libros para asegurarse de que las deducciones por kilometraje se registran correctamente?

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